Jueves, 9:07. Llama Compras del Hospital de X: “¿Podéis asumir una transición en 12 días?” Abres el pliego y sabes que hoy decides si compites o no. Dices que sí… y, sin querer, aceptas una auditoría del futuro: te van a medir por lo que prometas hoy y por cómo puedas probar que mañana lo cumplirás. Si llegaste buscando documentación técnica licitaciones, documentaciones técnicas licitaciones o cómo encajar tu propuesta al documento de licitación, aquí tienes una guía práctica, con método y sin humo.
¿Qué entendemos por “documentación técnica” en una licitación?
Es el conjunto de piezas que explican y acreditan tu capacidad para ejecutar el contrato según los pliegos. Su objetivo es doble:
- Convencer de que tu solución encaja y puntúa;
- Tranquilizar de que la ejecutarás en tiempo, coste y calidad.
La regla que no falla: cada promesa debe ir amarrada a entregable con fecha, responsable, KPI y evidencia. La mesa no compra adjetivos; compra trazabilidad.
Documentos clave que suelen formar parte de la documentación técnica
Piensa en un sistema: qué haré, cómo lo haré, con quién y con qué, cómo lo controlo y, si el pliego lo permite, qué valor adicional aporto.
Memoria técnica o propuesta de servicio
El núcleo. Traduce el objeto del contrato a fases, tareas y resultados. Evita el “copi-pega” corporativo: aterriza cada afirmación al contexto del contrato y cita dónde está la evidencia (Anexo X).
Metodología de trabajo y plan de ejecución
Ruta con hitos, dependencias y holguras. Gantt legible (no decorativo) y circuito de validación con el órgano de contratación. Si hay despliegues/pilotos/transiciones, dibuja el cómo; si prevés picos, muestra cómo absorbes la carga.
Medios personales y materiales (equipo, instalaciones, herramientas)
No enumeres CVs: asígnalos a tareas. Indica dedicación, back-ups y tiempos de respuesta. En medios materiales, separa propios / concertados / subcontratados y anexa acuerdos, inventarios, licencias o SLA.
Plan de calidad, riesgos, continuidad del servicio
Donde más se pierden puntos por vaguedad.
- Calidad: qué control aplicas antes / durante / después, con su KPI (umbral, frecuencia y fuente).
- Riesgos: matriz prob×impacto, gatillos y plan B costeado.
- Continuidad: cómo garantizas servicio ante ausencias, caídas de sistemas o picos (procedimientos + contactos).
Ejemplo de KPI (concretando, no solo nombrando):
“Entregar informe mensual de calidad con ≤2 no conformidades menores/mes.”
Métrica: nº de NC menores/mes · Fuente: checklist auditoría (Anexo C1) · Umbral: ≤2 · Frecuencia: mensual.
Mejoras y propuestas de valor añadido (cuando el pliego lo permita)
Solo cuentan si puntúan y son trazables. Define alcance, coste (si lo asumes), impacto y cómo se audita (indicador, frecuencia, evidencia).
Un caso de hace 3 meses (servicios sociales, Andalucía):
Contrato de servicios, técnica 60 / precio 40. El mapa de criterios nos daba 48–52 puntos técnicos posibles. Ajustamos metodología con 6 hitos auditables (Anexo A1), RACI con tiempos de respuesta (Anexo B2) y KPIs de entrega con umbral 95 % (Anexo C1). Puntuación técnica final: 51/60; económica: 32/40. Total: 83/100 → adjudicación.
Errores comunes en la elaboración de la documentación técnica
Prometer sin medir; cronogramas sin dependencias ni holguras; equipo brillante no asignado a nada concreto; riesgos de manual sin gatillos ni plan B; incoherencias técnica–económica (recursos que el precio no soporta); anexos no citados en el cuerpo (para la mesa, no existen); y pequeños fallos formales (nombres de archivo, firmas, idioma, pesos) que tiran horas de trabajo.
Micro-CTA: si quieres un esqueleto “listo para mesa” (resumen por criterios + triada entregable/KPI/evidencia), revisa en el blog de EIG Fases de una licitación y Cómo ganar una licitación: maximiza tu puntuación.
¿Cuándo tiene sentido externalizar la documentación técnica?
Externalizar no es soltar el volante; es meter un copiloto experto. Tiene sentido cuando el plazo aprieta, la ponderación técnica es alta, quieres estandarizar plantillas/KPI/anexos o necesitas distancia para convertir discurso comercial en plan auditable.
Cómo hacerlo sin perder control:
- Brief de 2 páginas: objetivo público del contrato, criterios de valoración, límites de alcance, tono.
- RACI claro: quién redacta, quién aporta datos y quién decide.
- Calendario de versiones: esqueleto (72 h) → contenido → evidencias → maquetación.
- Repositorio único con control de cambios (nada de adjuntos huérfanos).
- Triada por sección: cada bloque llega con su entregable + KPI + evidencia.
- Alineación final técnica–económica y verificación formal (nombres, firmas, idioma, pesos).
Matriz de riesgos mínima (ejemplo)
Riesgo;Prob;Impacto;Gatillo;Plan_B;Coste_B_EUR;Responsable
Baja asistencia;Media;Media;<70% inscritos;Sesión extra + recordatorio multicanal;450;PM
Rotación de un perfil;Media;Alta;Baja del titular;Sustituto preasignado + onboarding 48 h;0;Dirección Técnica
Caída puntual de SaaS;Baja;Media;>30 min sin servicio;Proveedor alterno + export horario crítico;120;Sistemas
Última revisión antes de subir al registro
- Nombres de archivo exactos y firmas validadas.
- Resumen ejecutivo por criterios (1 página).
- Gantt con dependencias y holguras reales.
- RACI con tiempos de respuesta.
- KPIs con umbral y fuente.
- Riesgos con gatillo y coste del plan B.
- Viabilidad costeada por convenio + proveedores.
- Coherencia técnica–económica revisada.
- Anexos numerados y citados en el cuerpo.
- Registro presentado y acuse guardado.
¿Lo ponemos en marcha?
¿Quieres que tu memoria sea auditable y sume puntos de verdad? Te ayudamos a convertir tu documentación técnica en un plan que la mesa pueda valorar.
👉 Memorias técnicas EIG: https://europainnovagroup.eu/servicios/memorias-tecnicas-licitaciones/
