No todas las ofertas empiezan cuando sale el anuncio. Las buenas empiezan antes, con un método que convierte dudas en decisiones y decisiones en puntos. Si te preguntas por las fases de la licitación, piensa en una historia con cinco capítulos bien enlazados: detectar, decidir, diseñar, presentar y aprender. El final, la adjudicación, suele escribirse en los primeros capítulos.
Fase 1: Detección de oportunidades y análisis del pliego
Aquí arranca todo. No se trata de “verlo todo”, sino de reconocer lo que de verdad te pertenece. Ajusta tu radar (qué haces, dónde puedes hacerlo y para quién) y, cuando algo encaje, abre el pliego con lápiz fino: qué se quiere exactamente, a quién impacta, con qué criterios te van a evaluar y qué fórmula económica aplicarán. La lectura útil no subraya adjetivos; identifica condicionantes (solvencia, plazos, visitas, muestras, idioma) y mide esfuerzo frente a impacto. Al cerrar el documento deberías poder resumir la oportunidad en una sola página: encaje, riesgos, potencial de puntuación y siguiente movimiento.
Fase 2: Decisión de concurrir (go / no go)
No competir también es estrategia. La decisión go/no go es fría y breve: ¿cumples solvencia sin malabarismos?, ¿aportas una ventaja técnica que valga puntos y puedas demostrar?, ¿llegas con garantías al calendario propuesto?, ¿el rango de precio deja margen sano? Si dos respuestas cojean, probablemente es no; si el encaje es claro, es sí, y toca concentrar recursos. Elegir a tiempo reduce el ruido y libera equipo para la oferta que sí puedes ganar.
Fase 3: Preparación de la documentación técnica
Empieza el diseño. La memoria técnica no es literatura: es un plan auditable. Explica la metodología como si mañana tuvieras que ejecutarla: fases, tareas, responsables, hitos y KPI que demuestren avance y calidad. Describe la gobernanza del proyecto (cómo decides, a qué ritmo respondes, qué sustituciones tienes previstas) y convierte el cumplimiento normativo en operación, no en eslóganes. Identifica riesgos reales y su plan B con coste; y acompaña todo con una viabilidad clara (costes laborales por convenio, logística, acuerdos de proveedores). Cada promesa necesita un espejo: entregable con fecha + métrica + evidencia. Cuando eso ocurre, la mesa deja de leer opiniones y empieza a ver control.
Fase 4: Presentación y aclaraciones
El envío no es un trámite: es parte de la propuesta. Revisa formatos, nombres de archivo, firmas, pesos y coherencia entre técnica y económica. Presenta, guarda acuse y haz una última lectura como si fueras la mesa: ¿todo cuadra? Si llegan aclaraciones, responde con tono técnico y trazable; contesta a lo preguntado, sin abrir frentes nuevos. La claridad y la puntualidad también puntúan.
Fase 5: Adjudicación, formalización y qué aprender del resultado
Si te adjudican, aterriza el arranque: garantías, seguros, documentación final y un kick-off con cronograma de los primeros meses y puntos de control visibles. Si no, pide el informe de evaluación, compáralo con tu oferta y convierte la derrota en un activo: qué funcionó, qué no y qué cambiarás la próxima vez. Guarda precios de referencia, condiciones, matrices y anexos en una biblioteca de evidencias. Ganar la siguiente empieza aquí.
Errores típicos en documentación técnica que te restan puntos
Los tropiezos que más vemos son silenciosos: metodologías que prometen sin medir; riesgos genéricos sin gatillos ni plan B; cronogramas de escaparate que no muestran dependencias; anexos sin referencia en el texto; pequeñas incoherencias entre la memoria y la oferta económica; y maquetaciones que descuidan lo básico (nomenclatura, idioma, firmas). Nada de esto sorprende… pero todo resta.
¿Cómo externalizar la parte técnica sin perder el control del proyecto?
Externalizar no es “soltar” la memoria: es dirigirla. Empieza por un encargo claro (objetivo público del contrato, criterios, límites de alcance y tono) y fija desde el día uno quién decide, quién escribe y quién aporta datos. Trabaja con versiones cerradas por fecha —esqueleto, contenido, evidencias, maquetación— y un repositorio único con control de cambios. Pide que cada sección llegue con su triada completa (entregable, KPI, evidencia) y reserva un último pase para alinear técnica y económica. Así, el partner aporta velocidad y oficio, y tú conservas la dirección del proyecto y la coherencia de la oferta.
¿Lo ponemos en marcha?
Si quieres convertir estas fases de la licitación en un sistema que gane puntos de verdad —detección, go/no-go, memoria “de mesa”, presentación y aprendizaje— te acompañamos de principio a fin.
Desde EIG nos encargamos de la gestión de licitaciones para empresas que trabajan con la administración pública.
