Hay licitaciones que una PYME podría ejecutar perfectamente y, aun así, quedan fuera de su alcance antes incluso de empezar a preparar la oferta.
No porque le falte conocimiento. Ni porque su equipo no sea capaz de desarrollar el proyecto. El problema aparece cuando abre el pliego y encuentra una cifra de negocio mínima que no alcanza, varios contratos similares que debe acreditar o perfiles técnicos que no tiene dentro de su estructura.
En contratos públicos de mayor volumen, estos requisitos pueden convertirse en una barrera importante para empresas que, por sí mismas, no reúnen toda la capacidad exigida.
Una de las alternativas es competir acompañadas.
La Unión Temporal de Empresas (UTE) permite que varias empresas se agrupen para presentarse conjuntamente a una licitación y, si resultan adjudicatarias, ejecutar el contrato de forma coordinada. La Ley de Contratos del Sector Público reconoce expresamente esta posibilidad y no exige formalizar la UTE en escritura pública hasta que el contrato haya sido adjudicado a su favor.
Bien planteada, una UTE puede convertir una licitación que parecía demasiado grande en una oportunidad real. Pero también genera obligaciones compartidas, por lo que elegir al socio adecuado y estructurar correctamente la colaboración es tan importante como preparar una buena oferta.
El problema: ¿Por qué las pymes quedan fuera de los contratos de alto importe?
Cuanto mayor es la dimensión de un contrato, mayores pueden ser también las exigencias necesarias para demostrar que el adjudicatario será capaz de ejecutarlo.
Los pliegos pueden establecer requisitos relacionados con la experiencia previa, el volumen de negocio, los medios disponibles, el personal especializado o, cuando corresponda, la clasificación empresarial. La LCSP establece que las condiciones mínimas de solvencia deben figurar en los pliegos y estar vinculadas y ser proporcionales al objeto del contrato.
Para una PYME, el problema aparece cuando cumple una parte de esos requisitos, pero no todos.
Puede tener un equipo excelente y no alcanzar la facturación exigida. Puede superar ampliamente la solvencia económica y carecer de una referencia técnica determinada. O puede dominar una parte del servicio, pero necesitar otra especialización para ejecutar el proyecto completo.
La barrera de la solvencia técnica y económica en los pliegos
La solvencia económica y financiera busca acreditar que la empresa cuenta con suficiente capacidad para afrontar el contrato. Uno de los medios que puede utilizar el órgano de contratación es el volumen anual de negocios, aunque el criterio concreto y la documentación necesaria deben aparecer definidos en cada expediente.
La solvencia técnica o profesional, por su parte, pretende demostrar que existe experiencia y capacidad suficiente para realizar correctamente la prestación. Dependiendo del contrato, pueden valorarse servicios similares ejecutados anteriormente, perfiles profesionales, medios técnicos, equipos u otros elementos previstos legalmente.
Aquí aparece una situación muy habitual: la empresa puede realizar el trabajo, pero no puede demostrar por sí sola todo lo que exige el pliego.
Y en contratación pública no basta con afirmar que se tiene capacidad. Hay que poder acreditarla exactamente en los términos establecidos.
La cooperación empresarial como estrategia de crecimiento
Ante esta situación, una opción es abandonar la licitación.
La otra es analizar si existe una empresa complementaria con la que construir una candidatura más fuerte.
Una consultora puede aportar experiencia estratégica mientras una tecnológica asume el desarrollo digital. Una empresa con implantación territorial puede complementar a otra con mayor especialización técnica. Dos PYMEs que individualmente tienen referencias limitadas pueden reunir capacidades diferentes para afrontar un proyecto de mayor dimensión.
La cooperación deja entonces de ser únicamente una forma de cumplir un requisito. Puede convertirse en una vía para acceder progresivamente a contratos más grandes, generar nuevas referencias y ampliar la capacidad competitiva de ambas empresas.
Qué es una Unión Temporal de Empresas y por qué es la solución ideal
La Ley 18/1982 define la UTE como un sistema de colaboración entre empresarios creado para desarrollar o ejecutar una obra, servicio o suministro determinado. Además, establece una característica fundamental: la UTE no tiene personalidad jurídica propia.
Esto significa que las empresas no crean una nueva sociedad independiente en el sentido tradicional. Se unen temporalmente para un proyecto concreto, manteniendo cada una su propia identidad empresarial.
En contratación pública, la LCSP permite expresamente que estas agrupaciones contraten con el sector público. Para presentarse a una licitación no necesitan constituirse previamente mediante escritura pública: deben identificar a sus integrantes, especificar la participación de cada uno y comprometerse a formalizar la UTE si resultan adjudicatarios.
Esta flexibilidad es especialmente útil porque evita tener que crear formalmente una estructura para cada concurso al que una empresa quiera presentarse.
Características principales de la UTE frente a otras sociedades
La diferencia fundamental está en su finalidad.
Una sociedad mercantil suele crearse con vocación de continuidad y puede desarrollar múltiples actividades dentro de su objeto social. La UTE nace para colaborar en una obra, servicio o suministro concreto, junto con las prestaciones complementarias que puedan estar vinculadas a él.
Cada integrante conserva su propia estructura empresarial, pero las empresas actúan conjuntamente frente al órgano de contratación.
Además, deben nombrar un representante o apoderado único con poderes suficientes para ejercer los derechos y cumplir las obligaciones derivadas del contrato.
La temporalidad no significa, por tanto, informalidad. Existe una estructura definida, unos porcentajes de participación y unas obligaciones que deben quedar perfectamente reguladas.
Marco regulatorio: lo que dice la ley de Unión Temporal de Empresas (Ley 18/1982)
La regulación de las UTE debe entenderse fundamentalmente a partir de dos normas.
Por un lado, la Ley 18/1982, que regula su concepto, características, formalización y régimen fiscal. Establece, entre otros aspectos, que la UTE carece de personalidad jurídica propia y que, para acogerse al régimen tributario previsto, su objeto debe centrarse en la ejecución de una obra, servicio o suministro concreto.
Por otro, la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público, especialmente su artículo 69, regula cómo pueden concurrir las uniones de empresarios a una licitación pública, su compromiso de constitución, la representación y la responsabilidad de sus miembros.
Por eso, cuando hablamos de crear una UTE para licitar, no basta con conocer la Ley 18/1982. También es imprescindible revisar la LCSP y, sobre todo, las condiciones específicas del pliego al que se pretende concurrir.
Ventajas estratégicas de licitar en UTE para proyectos de gran volumen
La UTE resulta especialmente interesante cuando las empresas no son iguales, sino complementarias.
El valor está precisamente en combinar lo que cada una hace mejor.
Una puede aportar experiencia. Otra, facturación y capacidad financiera. Otra, determinados perfiles técnicos o instalaciones. La candidatura conjunta puede reunir así unas capacidades que ninguna alcanzaría individualmente.
Suma de solvencias: cómo cumplir con los requisitos del pliego que no alcanzas solo
Este es probablemente uno de los mayores atractivos de concurrir mediante UTE, pero también uno de los puntos que más cuidado requiere.
No debe entenderse como una simple operación matemática en la que siempre se suman automáticamente las facturaciones, experiencias y medios de ambas empresas.
La forma de acreditar la solvencia dependerá de qué exige exactamente el pliego y qué requisito se esté analizando. La LCSP permite valorar las características acumuladas de los integrantes en determinados supuestos de clasificación y también permite recurrir a capacidades de otras entidades cuando se demuestra que esos medios estarán realmente disponibles durante la ejecución.
Por ejemplo, si una licitación exige experiencia profesional específica, no basta necesariamente con utilizar la referencia de una empresa de forma puramente documental. Para determinados requisitos relacionados con experiencia profesional o titulaciones, la entidad cuya capacidad se utiliza debe participar en la ejecución de los trabajos para los que esa capacidad resulta necesaria.
La pregunta correcta, por tanto, no es simplemente “¿entre los dos cumplimos?”, sino:
“¿Podemos acreditar conjuntamente este requisito exactamente como exige el pliego?”
Esa diferencia puede decidir la admisión o exclusión de la oferta.
Reparto de riesgos y optimización de costes operativos
Una UTE permite distribuir la ejecución del proyecto entre las empresas integrantes.
Si una empresa asume la parte tecnológica y otra la consultoría, cada una puede concentrar sus recursos en aquello que domina. También pueden repartirse equipos, estructura operativa, necesidades de financiación o determinados costes asociados a la ejecución.
Pero existe un matiz fundamental: repartir internamente el trabajo no significa limitar la responsabilidad frente a la Administración.
Los integrantes de una UTE quedan obligados solidariamente frente al órgano de contratación. Además, la Ley 18/1982 establece que la responsabilidad frente a terceros por las actuaciones realizadas en beneficio común es solidaria e ilimitada para sus miembros.
Por eso, si dos empresas participan al 60 % y al 40 %, ese reparto no significa que frente a la Administración cada una responda únicamente por ese porcentaje.
Esta circunstancia convierte la elección del socio en una decisión estratégica. No solo hay que analizar qué aporta a la oferta, sino también su capacidad para cumplir después con aquello que ha asumido.
Cómo crear una Unión Temporal de Empresas paso a paso
El proceso tiene una particularidad importante: la UTE no tiene por qué estar formalmente constituida cuando se presenta la oferta.
Esto permite localizar primero la oportunidad, construir la alianza empresarial y concurrir al procedimiento. La formalización completa llegará si esa oferta resulta adjudicataria.
Paso 1: Compromiso de constitución e identificación de la licitación
Durante la licitación, las empresas deben indicar quiénes integrarán la UTE y el porcentaje de participación correspondiente a cada miembro.
También deben asumir formalmente el compromiso de constituirse como unión temporal en caso de resultar adjudicatarias. La LCSP exige expresamente esta información y la designación posterior de un representante o apoderado único.
Este primer acuerdo no debería limitarse a cubrir el expediente.
Antes de presentar la oferta conviene haber definido quién ejecutará cada prestación, quién liderará la preparación de la memoria, cómo se repartirán ingresos y costes y qué mecanismos existirán para tomar decisiones.
Resolver esas cuestiones después de ganar suele ser mucho más complicado.
Paso 2: Elaboración de estatutos y formalización en escritura pública
Si la UTE obtiene la adjudicación, llega el momento de formalizarla.
La Ley 18/1982 exige escritura pública para las UTE que quieran acogerse al régimen previsto en dicha norma. En ella deben recogerse, entre otras cuestiones, la identidad de los integrantes, la voluntad de constituir la unión y los pactos que regularán su funcionamiento.
Es aquí donde deben quedar bien definidos aspectos como la denominación, el objeto, la participación de cada empresa, el domicilio, el sistema de financiación, la gerencia y los criterios internos para distribuir resultados, ingresos o gastos.
Cuanto más complejo sea el contrato, más importante es que estas reglas estén cerradas antes de comenzar la ejecución.
Paso 3: Solicitud del NIF y aspectos fiscales clave
Una vez formalizada la UTE, debe solicitarse su Número de Identificación Fiscal.
La Agencia Tributaria indica que para la asignación del NIF deben aportarse, entre otra documentación, la escritura pública de constitución y la acreditación de la representación de quien presenta la declaración censal.
A partir de ahí entra también en juego el régimen tributario específico de las UTE.
La fiscalidad merece un análisis propio en cada caso, especialmente por la forma en la que los resultados pueden imputarse a las empresas integrantes y por la posibilidad de acogerse al régimen fiscal especial.
Trámites administrativos: el Registro de Unión Temporal de Empresas
Aquí conviene aclarar una confusión habitual.
Existe un Registro Especial de Uniones Temporales de Empresas del Ministerio de Hacienda, adscrito a la Agencia Tributaria. Sin embargo, su inscripción no debe entenderse como un requisito general previo para poder presentarse a una licitación pública.
Su relevancia es principalmente fiscal.
Inscripción en el Registro Especial de UTEs del Ministerio de Hacienda
La Agencia Tributaria establece que las UTE que quieran tributar conforme al régimen tributario especial previsto en la normativa del Impuesto sobre Sociedades deben solicitar su inscripción en este Registro Especial.
La propia AEAT aclara, además, que esta inscripción es voluntaria y que no puede exigirse como requisito para conceder el NIF definitivo de la UTE.
Para solicitarla es necesario aportar la escritura de constitución que contiene los estatutos de la unión y realizar el trámite correspondiente ante la Agencia Tributaria.
Por tanto, conviene separar tres momentos: concurrir a la licitación, constituir formalmente la UTE si se obtiene la adjudicación y gestionar posteriormente los trámites fiscales que correspondan.
Cómo presentar la oferta en la Plataforma de Contratación siendo una UTE
Al concurrir mediante UTE, la propuesta sigue siendo una única oferta, aunque esté respaldada por varias empresas.
En la documentación administrativa deberán identificarse los integrantes y aportar las declaraciones y documentos que exija el pliego para cada uno de ellos. La LCSP exige expresamente el compromiso de constitución y la identificación de la participación de cada empresa.
En los procedimientos electrónicos gestionados a través de la Plataforma de Contratación del Sector Público, la herramienta de preparación de ofertas contempla específicamente la posibilidad de trabajar con ofertas presentadas en UTE.
A partir de ahí, lo que manda es el expediente concreto.
El pliego determinará qué documentación debe presentar cada integrante, cómo deben realizarse las declaraciones responsables, qué firmas son necesarias y qué información debe incorporarse en cada sobre electrónico.
Aquí un error aparentemente pequeño —un porcentaje distinto en dos documentos, una declaración que falta o una firma incorrecta— puede terminar generando problemas de admisión.
Errores comunes al constituir una UTE
La principal dificultad de una oferta conjunta no suele ser comprender qué es una UTE.
Es conseguir que la documentación, la solvencia, la memoria técnica y el reparto interno cuenten exactamente la misma historia.
Cuando varias empresas trabajan al mismo tiempo sobre una licitación, aumentan los puntos de coordinación y, con ellos, las posibilidades de cometer inconsistencias.
Fallos en el reparto de porcentajes de participación y responsabilidad
Un error habitual es definir los porcentajes únicamente en función de cuánto espera facturar cada empresa.
El porcentaje de participación debería tener coherencia con el papel real de cada integrante, las prestaciones que ejecutará, los recursos que aportará y la estructura económica del proyecto.
Además, esos porcentajes deben mantenerse correctamente reflejados en la documentación de la candidatura.
La LCSP exige que se indique expresamente la participación de cada miembro desde la fase de licitación. También establece que una modificación de la composición de la UTE antes de formalizar el contrato puede provocar su exclusión del procedimiento, con las excepciones previstas legalmente.
Y, sobre todo, hay que recordar algo que puede pasar desapercibido al negociar el reparto interno: la responsabilidad de los miembros es solidaria frente al órgano de contratación.
Elegir un socio únicamente porque aporta la solvencia que falta, sin analizar su fiabilidad y capacidad de ejecución, puede ser una decisión muy cara.
Errores en la memoria técnica y la justificación de solvencia conjunta
El segundo gran riesgo aparece cuando cada empresa prepara “su parte” de forma independiente.
Una redacta la metodología. Otra incorpora su equipo. Otra prepara las referencias. Al final se unen los documentos y se obtiene una memoria formada por piezas que individualmente parecen correctas, pero que no funcionan como una propuesta única.
La Administración no está evaluando dos o tres empresas por separado.
Está evaluando una candidatura conjunta.
La metodología debe explicar cómo colaborarán los miembros. El organigrama tiene que reflejar quién toma decisiones. El cronograma debe integrar las tareas de todos los participantes. Y las referencias utilizadas para acreditar solvencia deben estar perfectamente relacionadas con los requisitos concretos del pliego.
Lo mismo ocurre con los compromisos adquiridos. Si una determinada experiencia o capacidad técnica es esencial para acreditar la solvencia, debe comprobarse quién la aporta y qué papel tendrá esa empresa durante la ejecución. La LCSP condiciona en determinados casos el uso de capacidades ajenas a que quien las aporta participe efectivamente en los trabajos correspondientes.
Una UTE fuerte no parece varias empresas pegadas entre sí.
Parece un único equipo construido específicamente para ganar y ejecutar ese contrato.
¿Tenéis el socio y la licitación localizada? Asegurad vuestra propuesta y ganad el contrato
Encontrar a la empresa adecuada con la que concurrir es solo el primer paso.
Después hay que comprobar que la estructura de la UTE responde correctamente al pliego, acreditar la solvencia sin fisuras, coordinar toda la documentación administrativa y construir una memoria técnica en la que las capacidades de cada miembro trabajen a favor de una única propuesta.
Porque una UTE puede permitirte llegar a una licitación que individualmente parecía fuera de alcance.
Pero llegar no es suficiente.
Hay que competir.
Nos encargamos de la preparación integral de la licitación
En EIG analizamos los pliegos, comprobamos la viabilidad de la candidatura conjunta y coordinamos la preparación de la oferta para que la parte administrativa y la propuesta técnica mantengan una estrategia común.
Si ya habéis localizado una oportunidad y estáis valorando presentaros mediante UTE, y estudiamos cómo abordar la licitación con las máximas garantías.
